Notion: Todas las herramientas en una sola

Notion es una herramienta que te permite unificarlo todo en un único lugar: calendario, base de datos, tablero de tareas, etc.

¿Estás pensando en cambiar la forma en la que te organizas? Quizás Notion sea la alternativa perfecta. En esta nota te contamos algunas de las múltiples funcionalidades que ofrece.

Primeros pasos

Primero lo primero: ingresa a https://www.notion.so/ y regístrate. Una vez finalizado el proceso habrás creado tu “Workplace” (espacio de trabajo). Podrás crear tantos como consideres necesario, por ejemplo, uno para tu organización, otro personal, etc.

No te olvides de invitar a tu equipo a formar parte del mismo espacio de trabajo. La herramienta les enviará una invitación para que se unan. Se permiten dos niveles de acceso: administrador o miembro (no puede hacer cambios en la configuración ni invitar nuevo miembros). También puedes crear grupos con ciertos miembros, por ejemplo, para tu equipo de comunicación, etc.

3 tableros para comenzar

Una vez creado tu workspace puedes comenzar a crear diferentes tableros según tus necesidades. Para inspirarte con todas las opciones disponibles te recomendamos visitar la sección de “Templates". Allí encontrarás una gran variedad de plantillas prediseñadas.

Algunas de las que recomendamos explorar:

Task list

Es un tablero perfecto para hacer el seguimiento de las tareas de un equipo que trabaja por sprints. Está organizado como un kanban. Te permite:

• Incluir las tareas dentro de una “épica”, es decir, el proyecto que las englobe.

• Asignar responsables a las tareas.

• Asignarles nivel de prioridad a cada una .

• Asignar fecha límite de entrega.

Meeting notes

Es una forma muy sencilla de unificar las notas de reuniones de trabajo para poder recurrir a ellas cuando sea necesario. Algunas funcionalidades interesantes que ofrece:

• Permite agrupar las notas según el tipo de reunión, por ejemplo, “retros”, por proyecto, etc.

• Se pueden agregar los miembros que participaron de ella, la fecha, la hora y otros datos relevantes

• En las notas pueden agregar texto, imágenes, checkbox, etc

Content calendar

Es una alternativa muy completa si necesitas un seguimiento más completo de los contenidos a publicar en los diferentes canales. Se organiza como un kanban en 4 columnas:

• Ideas

• En proceso

• En revisión

• Publicado

Para cada contenido tendrás que crear una tarjeta diferente con:

• El tipo de contenido (nota de blog, tweet, envío masivo)

• Archivos multimedia

• Notas importantes para armar el contenido

• Responsable

• Fecha límite de entrega

• Fecha de publicación

Por ejemplo, si necesitas publicar una nota de blog, puedes ir escribiéndola directamente en la tarjeta sin necesidad de crear archivos de texto en otra parte. Es cuestión de ir probando las diferentes opciones que ofrece la herramienta.

En resumen

Notion es sin dudas una herramienta muy completa que te permitirá unificar todo el trabajo en un único lugar. Sin embargo, requiere un gran esfuerzo de adaptación porque seguramente ya estés usando otras herramientas que cumplan algunas de sus funciones.

Te recomendamos comenzar a explorarla y entender si se adapta o no a las necesidades específicas de tu equipo. Notion puede convertirse en una gran aliada para organizar las tareas, funcionar como base de datos, calendario ¡y mucho más!

¿Te gustaría conocer otras herramientas digitales para organizar tus proyectos? Te recomendamos visitar esta nota donde te contamos sobre Asana: la herramienta de gestión de proyectos que usamos en Soen.